深度解析采购外包流程管理

2021-07-29 09:05:57
[ BPO网导读 ] 完善的采购外包管理流程,可以帮助外包企业更好的保护自己的利益。因为采购外包的确带来优势,同时隐性成本也会增加,以及道德风险增大。本文提出了采购外包管理的简要模型,完成各步决策,此模型不仅能分析采购外包中的问题,还能监管采购外包服务提供商,以期达到良好的外包效果,为企业带来一定的效益。


①单一采购服务提供商:优势是企业可以和采购服务提供商共同工作,采购服务提供商能更好的理解企业的需求并提供更好的服务。劣势是没有其他的采购服务提供商的绩效评估相比较。
②多个采购服务提供商:能够降低成本,并能获得更好的服务。但是因为和多个采购服务提供商的合作,相应会增加管理成本。
③整合的单一采购服务提供商:此战略具备前两个战略的优点,采购外包的企业有较少的供应商合作问题,只需和主要供应商沟通合作,并可同时评估所有采购服务提供商的绩效。
采用质量管理中的多标准辅助方法(MCAD),可以帮助选择最优战略。选择的标准是:市场占有率,价格,技术质量,管理供应商关系的能力,以及已签过的合约数等等。
服务质量协议和效率曲线
此阶段要设计外包关系以及相应的目标。首先,采购外包的企业要定义服务质量标准,即所谓的服务质量协议(service leve lagreement SLA)。SLA是由各相关团队达成的协议,包括签订的合同。在大公司里,由一群专家组成的服务质量管理部门,负责监督、控制和评估服务质量,以及负责供应商关系。
财务和时间方面的可实现价值。,对应于SLA指数,定义两种曲线:第一种描述的是预期达到的目标,第二种是外包各个阶段的实际运作曲线。时间坐标轴说明各方共同认可的时间进度控制点以及检查点。每一阶段的SLA指数描述的是预期理想的效率曲线。随着时间的推进,可直观地发现两曲线的差距。
合同谈判
由于书面合同的冗长繁琐和缺乏审计价格与服务的资源,业务外包带有隐性成本。在某些情况下,外包采购、制造、物流、IT系统和其它业务功能所带来的成本节约可能只占到外包合同所承诺的5-10%。因此,在与EMS公司签订的合同中,OEM公司往往要求包含供应商定价、季度物料清单成本更新、包括采购数量和价格说明的提前期报告,以及供应商的产品描述。
即使合同条款明确也并不意味着外包一定成功。关键要规范管理外包者和供应商之间的关系,确定时间进度表、期望目标以及评估的标准等等。
外包管理流程
时间进度控制
外包者和提供服务的供应商应对目标和检查点达成一致,确定服务标准协议的绩效指数是控制时间进度的关键,例如,检查点,目标曲线和实际曲线之间的可容忍差距。如果差距超过了可容忍度,外包者就要寻找原因并提出改进的解决方案。差距过大的原因之一可能是服务标准协议定义不准确,或者是定义的检查点不适宜。如果这些原因都不是,应该考虑确定新的外包战略或者重新策划外包项目。


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