档案服务外包的规范及解读

2022年6月29日《档案服务外包工作规范第4部分：档案整理服务》颁布实施，这是档案服务外包工作系列规范中的第4部分。2019年，经全国档案工作标准化技术委员会第二十七次年会审议通过，决定将已送审的《档案数字化服务外包工作规范》《档案管理咨询服务外包工作规范》和2018年已正式颁布施行的《档案服务外包工作规范》调整为《档案服务外包工作规范》3个部分，即《档案服务外包工作第1部分：总则》《档案服务外包工作第2部分：档案数字化服务》和《档案服务外包工作第3部分：档案管理咨询服务》。这些工作规范将档案外包服务进行了细化分类，并对每一种业务类型都作出了针对性的规定，将对规范整个档案服务外包行业起到重要作用。
01档案服务外包的概念、发展历史
档案服务外包是指某一机构将档案外包给其他专业机构进行管理，委托其提供档案寄存、数字化、整理、咨询、开发利用、销毁等一系列管理操作的行为，目的是为了使档案工作达到规范管理、高效运作、节约资源成本的效果。
我国档案服务外包诞生于20世纪90年代。进入21世纪以来，我国经济社会飞速发展，档案数量的激增使得各单位档案管理成本大幅上升，档案服务外包作为一种可以有效节省档案管理成本的方式而受到青睐。国内档案服务外包市场在这样的背景下快速扩张，外包服务承包方数量不断增多，然而与之相对应的是，在很长一段时间内缺少相应的法律法规对档案服务外包进行规范和监督。2020年修订颁布的《中华人民共和国档案法》（以下称“新《档案法》”）从法律层面规范了档案服务外包工作，可为档案服务外包工作的发展起到正向的推动作用。
02解读新《档案法》第二十四条
1.明确档案服务外包双方的权利和义务
新《档案法》第二十四条规定“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织”选择档案服务外包必须签订委托协议，明确未建立协议的档案服务外包双方的相关利益均不受法律保护，要求档案服务外包发包方与承包方建立明确的协议，从而避免外包过程中出现纠纷无章可循的情况。受托方负有保证档案安全的义务，包括档案实体的安全和档案信息的安全。这要求档案服务外包承包方在力所能及的范围内提升档案保管环境、优化工作人员配置，构建保密系统，最大程度地规避档案整理过程中可能出现的安全风险。
2.规范档案服务外包过程中的若干具体环节
新《档案法》第二十四条规定，档案服务外包发包方应当寻找“符合条件”的承包方，这代表着发包方不能强行与不涉及本方要求的承包方签订协议，承包方也不能强行承担本方无力承担的档案外包业务，这一方面对档案外包起始阶段的相关工作作出了规范，另一方面也会促使档案服务外包承包方拓展业务范围、提升业务质量。
档案服务外包双方应当约定服务的范围、质量和技术标准等内容，同时承包方应当建立档案服务管理制度，遵守保密协定。这有助于实现档案服务外包的核心环节——档案整理的规范化，也有利于推动档案服务外包行业的标准化。
3.明确监督是发包方的权利也是其义务
新《档案法》第二十四条明确规定委托方“应当对受托方进行监督”。这句话首先将监督作为一种义务赋予档案服务外包的发包方，指出发包方为保证档案实体安全和信息安全，有义务监督承包方工作的具体过程；其次，与后文的“受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全”相照应，从客观上也将监督作为一种权利赋予了发包方，即发包方的监督承包方应当予以配合，不能以任何理由隐瞒工作信息。如果出现了档案安全问题，应当及时告知发包方，尊重发包方的监督权。这一条款倾向于否定承包方拥有信息优势的合理性，但要在事实上消除承包方的信息优势，仍需要在档案外包服务实际工作中摸索解决路径。
03解读《档案服务外包工作规范》
1.总则
总则主要对档案服务的业务类型、档案服务外包工作中相关主体之间的关系、发包方工作规范、承包方档案服务管理体系建设要求以及第三方工作规范作出了规定。
发包方必须对承包方进行资质筛选，与承包方签订书面合同，建立法律上的委托和被委托关系，并且规定发包方应当对合同的执行情况进行全过程、全方位的监控，每6个月对承包方主要工作场所进行1次实地检查，至少每年获取1次承包方自我评估报告或第三方机构评估报告。这是对新《档案法》第二十四条“应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督”的具体落实。
承包方必须完善档案服务管理体系，将确保客户的档案安全作为最基本的工作要求，并在“7.5.2保密管理”这一部分对承包方的保密工作作出了具体要求。这是对新《档案法》第二十四条“受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全”的重要贯彻。
此外，总则还对服务外包中的知识产权、工作质量、人力资源管理、技术资源管理等作出了具体的要求。明确了档案服务外包过程中第三方机构的存在及其作用，并规定了第三方机构的工作原则和工作要求。总体上看，总则既落实贯彻了新《档案法》第二十四条对档案服务外包的规定，又在明确洞悉档案服务外包全流程的基础上，对每个流程中可能产生的具体问题作出了规定，是一部可为业界提供重要遵循的档案服务外包管理规范。
2.档案数字化服务
档案数字化是档案外包企业所能提供的基本服务之一。《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》中对档案数字化服务外包工作中的发包方工作规范（总体要求、发包的前期准备工作档案数字化过程管理、档案数字化成果管理）、承包方的工作规范（制定工作方案、人员管理、设备管理、现场管理、访客管理、流程与作业管理成果管理、持续改进）、信用评价与质量监督（信用评价、服务质量监督、服务质量投诉）三个方面作出了规定和要求，其中涉及档案外包服务的三个主体：发包方、承包方和监督机构。第2部分的出台使得档案数字化服务外包工作中的一般环节的运作都有规可依，对档案外包行业的规范化、标准化以及档案馆和各个档案部门工作的统一和互联互通有着积极的促进作用。
3.档案管理咨询服务
档案管理是一门专业活动，很多企业的档案主管部门和档案馆、档案室等档案有关部门都需要专业的档案人员，但是目前我国的档案人才供给不足以支撑社会需求，所以很多档案部门的工作人员在专业知识上有所欠缺，在建立和完善本单位的档案管理制度、推进档案工作的进一步发展等方面存在能力不足的问题。因此需要与档案服务外包企业进行合作，将档案工作体系设计、档案管理方案设计、档案开发利用方案设计、档案信息化方案设计、档案外包服务项目方案设计、档案科研服务、档案工作用房建设咨询服务、档案工作评估服务、档案培训服务以及一些其他需要较高的专业知识和专业能力的项目进行咨询或者外包。《档案服务外包工作规范第3部分：档案管理咨询服务》中对档案管理咨询服务外包中的发包方和承包方的工作规范以及监督管理都作了详细的规定，有望确保市场经济条件下档案管理咨询服务有序规范开展。
4.档案整理服务
就涉及档案整理服务的相关规定而言，《档案服务外包工作规范第4部分：档案整理服务》在框架上与档案数字化类似，但具体内容是不一样的。档案整理是按照一定的原则，对档案实体进行鉴定、审核、分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。相比于档案数字化所需要的专业设备和档案管理咨询服务所需要的专业知识，档案整理服务更关注实践细节。做好档案整理服务，能够为档案查找利用带来极大的便利，也能提高其他档案工作环节的效率。《档案服务外包工作规范第4部分：档案整理服务》对档案整理的人员、工作场所、设备、以及作业过程都作出了详细的规定，包括对整理服务质量准确率、档号准确率、监控摄像头内容的保存期限都作出了明确的规定。这些详细规定为发包方和承包方提供了清晰的行为准则，有望使档案服务外包产业发展得越来越好。
04档案服务外包质量提升路径
1.档案服务外包机构作为承包方需要加强专业队伍建设
为了提升工作质量，档案服务外包机构作为承包方需不断加强专业队伍建设。一是适当提高员工的准入门槛，使新进员工普遍具有档案专业的基本知识素养。二是保证专业团队的稳定性，大量外包单位员工多从事单一、重复、庞杂的基础性工作，且薪资水平低，这是人员流动性较大的主要原因。因此，可以考虑采取提升行业整体薪资水平、引入计件工资制等手段提升人员的稳定性。三是定期进行员工培训，保证员工有与时俱进的工作能力和职业素养，并以定期考核等形式考察员工的学习成果，保证培训的有效性。
2.发包方需避免对外包服务产生依赖，强化监督力度
发包方作为外包服务的消费者，对承包方产生过度的依赖将可能导致监督管理工作难以有效开展。因此，发包方需要提升本单位档案管理人员的档案素养，提升其监督管理能力，使其能在监督承包方的过程中及时发现存在的问题和隐患，避免出现服务委托给承包方之后只能坐等验收结果的情况。此外，发包方需要积极采取有效手段加强对承包方的监督，包括派遣足够的监督人员，实施定期监督、全过程监督等。唯有监督管理工作到位，才能减少不必要的工作失误，保证服务外包工作的质量。
3.完善相关政策法规，以建立健全监督管理机构等形式加强行业宏观调控
在国家层面，需要完善相关政策法规，健全档案业务外包政策法规体系。具体而言，一是要完善政策法规内容，规范档案外包市场；二是要设立和完善行业准入规范，提高档案服务外包行业准入门槛，健全监管层面的政策法律制度，对于档案外包机构的违法行为要依法追究其法律责任。
在行业层面，需要建立全国性的档案服务外包行业监管机构，或是地方性档案服务外包监管协会联盟。在此基础上，探索整合档案服务外包行业的机构资源，统一档案服务行业的行为规范，制定涉及行业准入资质、从业人员资格、行业服务准则与标准等的落地规定，完善对不符合规定的机构的惩戒和引导机制，适时淘汰劣质档案服务外包机构，有望树立良好的行业形象，推动档案服务外包行业在合理有序竞争的基础上实现良性发展。

BPO网版权及免责声明

1、凡本网注明：“BPO网”或者“原创”的所有作品，版权均属于BPO网所有，其他媒体、网站或个人转载使用时必须注明：“文章来源：BPO网”。违反上述声明者，本网将追究其法律责任。

2、凡本网注明“来源：XXX（非BPO网）”的作品，均转载自其它媒体，转载目的在于传递更多信息，并不代表本网赞同其观点和对其产生的任何结果负责。