采购档案收集与管理该咋做？这五点要到位

采购档案是记录整个采购过程的完整资料，加强采购档案收集与管理意义重大，是事后还原采购任务完成情况的重要依据。随着采购改革不断深入，采购任务急剧增加，各种情况层出不穷，这就给采购档案收集与管理工作提出了更高的要求。
一是真实性
采购机构在接到采购任务开始，就要有专人登记，履行报批程序，分配给相应的业务室以后，要落实到具体人负责，实行项目主责制，没有特殊情况不准更换项目主责人。由项目主责人负责项目的具体实施工作，包括制定实施方案、制作并上报采购文件、根据批复修改采购文件、发布招标公告（或抽取供应商）、填报评审专家申请表、组织评审、公示评审结果、发中标(未中标)通知书等工作，所有工作都要留痕，记录当时具体的真实的情况，要有文件、批复等文字性材料做支撑。
二是时效性
采购法规对采购实施的每个环节都有具体的完成时限要求，每一个工作环节完成后，要及时收集整理资料，要保存好，防止丢失，要在时间节点前必须完成相应的工作，不能拖，比如发布公告、公示评审结果、退还投标保证金等工作，要树立服务意识，克服困难，及时完成好各项工作，采购结果公示后无供应商提出质疑的，要及时把采购资料整理好，按采购档案移交标准和要求，移交到采购档案室，并要履行移交手续，做到资料齐全、完整，责任明确、清晰。
三是完整性
依据采购相关要求，中标供应商的投标资料要保存15年以上，未中标供应商的投标资料要保存3年以上，电子文件永久保存。项目主责人要在任务全部完成后，形成一个完整的资料收集闭合回路，从接到任务开始到公示结束，各个环节工作资料整理归档，分类移交，做好登记，特别是在采购过程中发生各种情况的处理，要有依据，必须一起移交，资料不全的不予接收。
四是必要性
采购行业一直被认为是高危行业，作为采购人如何做到常在河边走就是不湿鞋，这是对所有采购人的考验，除了要认真学习法律法规和严格按照规章制度来执行外，就是要把请示、批复、通知等上级的文件收集整理好，一并移交采购档案室保存，防止遗失和主责人不在而带来不必要的麻烦，一定要认清形势，改变观念，高度重视，确保不出任何问题。
五是科学性
现在我们已经步入了信息时代，一定要用现代的信息技术来服务采购档案的管理工作。从基础设施建设上就要搞好规划，配套齐全，专家设计、充分论证、实地调研、学习借鉴、加强培训、专人专管，实现信息化和专业化高度融合，提高采购档案科学化管理水平，为完成好后续检查复盘工作打下坚实基础，也是保护每位采购人的重要依据。
作者：焦兴国 刘晓珍 魏筱格

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