采购诚信合作才是长久之道

2023-01-03 14:53:53
[ BPO网导读 ] 采购管理是为了满足企业生产、工作所需的物料与用品,保证正常的生产、工作秩序。其主要内容包括采购市场调查、供应商选择、采购合同签订、大宗材料招标、采购计划确认、采购订单确认、采购材料入库、采购结算、供应商评估、供应商档案管理,有规模的企业还包括违约处理等内容。


当然,必要时,财务人员可以反馈结算情况给采购员,让采购员在洽谈合作时心中有数。
供应商评估管理
供应商评估是供应商管理的重要手段,企业必须定期组织采购、技术、生产、工艺、品质、成本、物流负责人进行供应商评估,最好一年进行一次。从供应商资质、供应能力、配合度、材料合格率等方面进行等级评定。每种主材供应商都评出优先等级。今后加大优质供应商订货、减少或淘汰次等供应商供货,不断优化企业的供应商队伍。必要时,企业可每年召开一次供应商奖励大会,给优质供应商授牌。供应商等级评定结果归档。
供应商档案管理
供应商档案管理必须纳入企业档案管理范畴。所不同的是,供应商档案必须时时更新,至少每月进行更新,记录供应商供货情况、结算情况、退货换货情况,为企业优化供应商队伍提供数据支撑。
采购管理综述
采购是利润的源泉,又是腐败的土壤;采购是制造的龙头,也是生产的紧箍咒;采购是多人向往的职位,也是老板头疼的岗位。因为,打工者取得采购一职,就如同找到了发财之路;采购无法满足生产的需求,就会变成人人抨击的靶心;无法控制的采购漏洞,也就成为老板心中挥之不去的疼。既然无法堵塞采购漏洞,很多老板也就自然而然施行了重用家人的政策。因为与其肥水流了外人田,还不如让自己的亲朋来做。
没有监督的权力必然产生腐败;没有过程的控制,很难达成理想的目标。任何靠个人自觉的管理注定是走不远的。没有制度规范、没有操作流程,圣人去采购也会收回扣,道德模范去采购也会被拉下水。传统的采购流程让一人操办,不出事、不腐败,那才叫奇迹;出事、腐败才叫正常。
规范采购管理的方法如下:
一、    采购流程细分、采购责任细分
我们知道采购活动通常分为几个步骤:采购计划、市场调查、货比三家、讨价还价、选择供应商、合同草签、合同审批、下单订货、货物验收、品质检验、生产反馈、货款结算。不少小企业,这一系列流程活动几乎是一人承担,责任自然也在一个人身上。采购员在整个采购活动中拥有绝对的权力。采购员与供应商之间有地下交易,是十分方便的事情。
如果我们把以上流程活动分派给不同的岗位员工担任,控制就变得非常简单了。生产单位下达采购计划,市场调查、货比三家由一个岗位承担;讨价还价由另一个岗位承担;选择供应商与合同草签由再由其他岗位承担;合同审批由二至三个管理岗位承担;下单订货由一个专门岗位承担;货物验收、品质检验、生产反馈本来就是不同岗位在承担,不过是他们的责任更明确;货款结算这一环节千万不能让采购员承担,由供应商按流程直接到结算中心结算。整个采购活动仍然连贯在一起,只不过责任细分到了不同的岗位。供应商再想行贿其中的某一个员工没有意义,行贿全体采购流程上的所有岗位员工相当复杂、相当困难!任何一个稍具商业头脑的人都不会再去琢磨歪门邪道的事儿了,降低成本、保质保量,按合同供货就成了他唯一的选择。


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