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档案数字化外包工作遇到的问题和建议

发表日期: 2016-12-21 08:20:45  共51次阅读
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国家要求加强新形势下的档案工作,国家档案局对档案资源多样化、档案利用便捷化、档案管理信息化也做了相关部署,在此背景下各单位更加注重档案存量数字化、增量电子化、利用网络化等档案管理工作。存量档案数字化工作,数量大、任务重,考虑到人员和设备配备等情况,很多单位都采用服务外包的方式。本文将自身经历的档案数字化外包工作中遇见的问题进行了梳理,同时提出了几点建议。不全面、不准确之处还请见谅。


国家要求加强新形势下的档案工作,国家档案局对档案资源多样化、档案利用便捷化、档案管理信息化也做了相关部署,在此背景下各单位更加注重档案存量数字化、增量电子化、利用网络化等档案管理工作。存量档案数字化工作,数量大、任务重,考虑到人员和设备配备等情况,很多单位都采用服务外包的方式。本文将自身经历的档案数字化外包工作中遇见的问题进行了梳理,同时提出了几点建议。不全面、不准确之处还请见谅。
存在问题
一是立项审批存在困难。档案数字化工作采用服务外包的方式,往往需要以成立项目或签订合同协议的方式进行,立项审批过程会遇到几个问题。首先,部门领导、单位领导对档案数字化工作的认可程度,需要有充分的理由让领导同意、支持开展此项工作。第二,内部审批流程中,单位相关部门会对外包公司的相关资质提出要求和质疑。第三,领导和保密部门对数字化外包存在保密风险顾虑。
二是项目工作进度缓慢。数字化人员数量不足,无法满足处理大量库存档案的需要;数字化人员熟练度不够,一边摸索一边工作导致进度缓慢;设备配备问题,相关设备配备数量不足、不及时影响进度;由于枯燥乏味,数字人员消极怠工;马虎工作出现质量问题导致返工等等。以上都是工作中切实碰到的各种原因,影响工作进度按计划完成。
三是数字化质量出现问题。发现的质量问题有:在纸质原件整理、拆订、扫描等过程中出现原件损坏,由于纸张存放时间、档案装订方式等原因,这种问题不能完全避免;扫描件图像不清晰、歪斜,甚至图像不齐全;图像文件顺序与档案实体不一致;著录条目与档案实体不对应,文件数量与条目数量不对应,保管期限与实体保管期限不相符等。
相关建议
档案数字化工作看似简单,想要高标准、高质量的完成却没那么容易。档案数字化外包可以参考《纸质档案数字化技术规范》《档案数字化外包安全管理规范》等相关标准规范,有些地方和单位也制定了相关规范细则。如何确保标准规范有效落地,高标准高质量的完成档案数字化工作还需要发包方(单位、档案部门)和承包方(外包服务公司)举轻若重,从细处着手。
(一)发包方方面
一是做好“三沟通”。与领导沟通,获取领导支持;与单位相关部门沟通,了解相关单位审批规定;与外包服务厂商沟通,了解其开展档案数字化工作的资质和实力。做好各方沟通,才能更好的选择服务公司,尽快的立项开展工作。
二是打造自己的“行家里手”。打铁还需自身硬,即使采用服务外包形式进行档案数字化的单位也需要明白人,对单位的档案数量和保管现状、单位相关档案管理制度以及档案数字化需要达到的目标、各著录项的具体著录方式等等都应该了如指掌,要合理的界定需要数字化的档案范围,指导数字化人员进行相关操作。
三是加强前、中、后各阶段的管理。数字化正式开始前,要对服务商的相关资质严格要求,要重视服务合同的内容,项目服务人员工时和费用、项目工期和目标、以及制约措施等约定清楚。数字化工作过程中,可以采用技术手段进行过程管理,加强对服务商的考评与监督,要求服务公司形成工作记录,便于跟踪和检查,发现问题及时提出。数字化工作结束时,做好成果检查,严格验收标准。
(二)承包方方面
一是做好与发包方的充分沟通。只有与发包方充分沟通,才能了解数字化对象的数量、状态、类型等信息,才能准确把握客户需求,才能制定合适有效的数字化开展方案。只有提前将需要客户做的配合交代清楚,才能得到配合,顺利开展工作。
二是将档案数字化流程规范化、精细化。通过研究相关标准规范、咨询相关专家等,提高档案数字化的专业水平。总结提炼完成的数字化项目过程,形成规范化、精细化的操作流程,将档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等档案数字化各环节的操作和要求精细化,使其便于参考操作。
三是建设档案数字化队伍。首先要有一定数量的数字化工作人员,满足工作进行需要。其次工作人员要尽量稳定,需要在薪酬福利待遇等各方面加以保证。第三要进行业务培训,让工作人员熟练掌握档案数字化工作,保证质量和效率。
四是建立健全管理制度。在人员管理、质量控制、操作规范、绩效考核、工作纪律和保密规定等方面,都应该建立相应的管理制度。
五是做好总结提升。不同项目会有不同问题,同时问题与问题之间也存在相似性,所以每完成一个项目,都应该对遇到的问题进行分析,对解决措施进行总结,起到预防问题发生、快速解决问题的作用,从而提高档案数字化工作质量和速度。

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