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档案外包减轻企业对于档案管理的负担

发表日期: 2017-02-04 08:57:01  共14次阅读
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企业不断发展,规模不断扩大,档案的种类和数量也越来越多。档案工作任务繁重和人力资源匮乏之间的矛盾日益尖锐,企业档案工作面临严峻挑战,如何来化解这一矛盾,已成为企业完善档案管理工作的关键。因此,档案外包这项业务方式应运而生,在规范了企事业档案管理的同时也减轻了企业对于档案管理的负担。


       企业不断发展,规模不断扩大,档案的种类和数量也越来越多。档案工作任务繁重和人力资源匮乏之间的矛盾日益尖锐,企业档案工作面临严峻挑战,如何来化解这一矛盾,已成为企业完善档案管理工作的关键。因此,档案外包这项业务方式应运而生,在规范了企事业档案管理的同时也减轻了企业对于档案管理的负担。
档案外包是企业依据服务合同协议,将全部档案工作或者部分档案工作委托给外部专业档案管理机构承担或者执行的一种档案管理工作模式,是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益、实现档案信息资源共享的必然趋势。
企业档案外包需注意的问题
(1)选择好服务外包机构
企业选择档案外包的目的就是为了专注于更重要的工作,提高工作效率,提升企业核心竞争力。一旦确定企业引入档案外包服务,所选择的档案外包服务商将成为最关键的环节,优秀的服务商将提供专业的技术人员、专业的设备、专业的管理,能够给合作双方带来效益。因此,企业在决定档案外包时,需要对档案外包服务商进行全面的了解的调查,多方面考虑对方是否够专业,提供的服务是否能够满足企业的需求。
(2)考虑合理的成本范围
企业中,档案管理部门是成本中心,而不是利润中心。因此,成本控制显得尤为重要,企业在进行档案外包时要做好可行性分析工作,尤其是成本控制问题。最为合适的外包方案是:价格合理、企业和外包服务商共赢。
(3)档案外包的质量监督管理问题
为确定企业档案外包工作的顺利完成,企业必须加强档案外包的质量监督管理问题。笔者认为可以从人员管理、场地管理、档案出入库、档案拆装等方面来加强监督管理工作。质量监督管理工作方式可以选择自行开展,也可以聘用第三方机构进行质量监督管理。
(4)档案外包中的档案安全问题
企业开展档案外包时应该注意档案的安全问题:一是档案实体安全管理,确保档案载体不受损害;二是档案信息内容安全管理,确保档案信息内容在规定范围以外不被泄露。笔者认为可以从以下几个方面来加强档案外包工作的安全管理:一是与档案外包服务商签订安全保密协议,明确承包方的安全管理责任和义务;二是加强日常工作的监督管理工作,确保档案实体和信息安全;三是邀请企业保密机构参与保密审查,审查工作应该在前期准备工作时进行并完成,涉及企业商业机密、国家秘密等敏感信息内容的档案由企业工作人员自行完成;四是强化参与档案外包服务商的工作人员安全意识、保密意识,共同做好档案安全管理工作。
档案外包项目包括:
(1)档案整理
档案整理包括人事档案分类、整理、装订,档案材料扫描、录入及文书、基建、会计、科技、声像、电子档案的整理。
(2)协助建立标准化档案室
协助建立标准化档案室,包括提供整体设计方案、制定专业规范的档案室管理制度以及提供专业档案管理知识培训服务。

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