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档案业务外包和单套制或成主流

发表日期: 2017-01-04 07:34:36  共22次阅读
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“存量数字化、增量电子化”这个提法对档案人来说并不陌生,当初也包括现在,浩浩荡荡建设数字档案馆(室)以及档案数字化,可谓是推动档案工作发展的一个重要节点。


“存量数字化、增量电子化”这个提法对档案人来说并不陌生,当初也包括现在,浩浩荡荡建设数字档案馆(室)以及档案数字化,可谓是推动档案工作发展的一个重要节点。
2016年的局馆长会议,明华局长回顾了一系列成果,给出了继续推进数字档案馆(室)建设和提升档案资讯化应用层次的方向。前者比较好理解,后者档案资讯化应用有点新奇,似乎看到不远的2017年里将会多一些这方面的研究项目和论文。不过这不是我解读出来的重点,再细细揣摩一下,2017年或成为档案业务外包和单套制发展的关键。
档案业务外包|主流一
尽管2016年完成了包括上海徐汇区在内的4家全国示范数字档案馆系统测试工作,发达省市如广东、浙江、江苏、天津等积极推动本地区数字档案馆(室)建设,依然只是放眼全国后的冰山一角。数字档案馆(室)的缺乏以及聚集在发达省市带来的直接影响,就是档案数字化率偏低和欠发达地区有较大发展空间。数字档案馆(室)的建成,于存量档案而言,需要加快数字化进程;对增量档案来说,需要主推电子化。此外,全国档案工作者并不能算多,从每年档案学生并不发愁找个专业对口的工作可窥豹一览。数字档案馆(室)的建设需要人员的投入,现状无法满足,可能未来也无法满足,就需要“借力”,将档案业务外包出去会是一个绝佳的选择。
对承接档案部门外包业务的机构传统叫法一直是档案中介机构,黄霄羽老师在“正其名”方面有非常深入的研究,从理论和实践上做了系统阐述,明确档案中介机构叫法的种种不合理,姑且用“档案服务机构”恰如其分很多(有兴趣的可以找来黄老师论文读一下)。随着数字档案馆(室),甚至智慧档案馆(室)的建设,未来将会出现更多的档案服务机构,而依据档案类型和行业市场的精准服务或许能够成为竞争者突围的强有力路径。
需求很大,供给不足,档案服务机构所处的乱象势必会继续存在,甚至将愈演愈烈,档案业务外包服务将迎来一个大大的春天,档案服务机构也将遇到发展的契机和长存的危机。
单套制|主流二
浙江建立了“一键归档、单套保存、一站查询”的行政审批电子文件归档管理模式,湖北率先在省直机关实现电子文件线上归档工作,越来越多地区开始实践单套制,既是认同理论发展,又是切实迈向新阶段。
有关单套制的内容之前有篇文章已经简单论述过(详见“单套制”抢占新高地,“双套制”还有没有未来?),后来有读者提醒说写东西要谨慎,特别是对单套制提法的来源和出处。其实吧,听到这话让人感觉像是做了“颠倒黑白”的事情一样,说真的,这个问题可以从两方面来看:一是有查过资料,但还是孤陋寡闻,未能找到读者所说的“含糊其辞”;二是读者所认为的并不见得就是大家认为的,或者影响和名声不够也有可能。鉴于这两点呢,还是很希望能够来稿用事实说明下更好,不然模棱两可的都不知道在讲啥,俺们还是很希望大家多来稿子的。
内容管理|主流三
为什么在谈了两点后还要再多写一个呢?因为大数据时代来了啊,以前对内容管理的阐述很多,但很少落地实践。我们档案这么大的数据量,用起来的话那还得了,关键还是如何来用。明华局长提到的档案资讯化也有这方面的意味了,把内容管起来,可能不会一下子到了知识管理阶段,但至少可以让人看到更远的前景。现阶段依靠档案工作者实现内容管理,困难还是很大的,这个时候就看档案服务机构能不能发挥功能了。我倒是觉得,档案专业人才(高校毕业生)涌入到档案服务机构,做一些更加深入的工作,比如行业解决方案、内容管理等等,不要觉得所学跟要从事的不搭边,挑战太大,事实上,这么挑战大的内容就是未来的发展方向啊。你,就是开拓者哦!

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