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档案管理外包的八大理由

发表日期: 2016-09-29 08:02:34  共111次阅读
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如今,59%的财务主管都认为,降低企业成本是首席财务官共走的重中之重。当然,您也可以选择自行构建档案管理系统,但是那也许会耗费数月甚至数年时间,并且还会让您无法专注于需要开展的业务。而更有效的方法便是让信息管理专家制定定制的行动计划,该计划不仅可降低并控制成本,同时还可以提高档案管理的效率并使之更符合您的业务目标。对于为何要求助于符合资格并可提供所需服务的外包合作伙伴,有以下八个主要理由。


如今,59%的财务主管都认为,降低企业成本是首席财务官共走的重中之重。
当然,您也可以选择自行构建档案管理系统,但是那也许会耗费数月甚至数年时间,并且还会让您无法专注于需要开展的业务。而更有效的方法便是让信息管理专家制定定制的行动计划,该计划不仅可降低并控制成本,同时还可以提高档案管理的效率并使之更符合您的业务目标。对于为何要求助于符合资格并可提供所需服务的外包合作伙伴,有以下八个主要理由。
安排一名专业人员管理文件
一般的企业都会产生大量的文档,因此,想要即时查找和检索重要档案十分具有挑战性。此外,文件通常都按非标准的索引机制进行整理,在亟需时所需时找到文件更是困难重重。对于档案管理解决方案,单一源供应商通过从整体上管理贵公司的信息资产,可帮助控制相关的运营和法律风险。
避免被迫制定“平台决策”
外包可以使您从服务提供商对最新技术的投资和维护中受益。随着时间的流逝和行业的演变,您的需求也会改变。档案管理合作伙伴可按您的需求为您提供服务,也可提供让您充分利用综合管理策略的成套解决方案,还有各种最新技术供您选择,从文档成像和管理到诉讼支持和业务流程工作流均有涉及。
切勿拖延等待
实施有效的信息管理解决方案不一定耗时费力。供应商托管的信息管理解决方案通常只需几周时间便可启用和运行,而不像内部解决方案,需耗费数月才能完成评估、采购和安装过程。由于您的业务需求会随着时间而改变,外包合作伙伴可帮助您升级档案管理方案 —— 添加服务或向上及向下扩展,这样您便可有计划地保持领先地位。
托管链问题
借助内部文档管理解决方案,物理档案通常会从异地存储设施移动到另一地点进行扫描,然后再送回进行重新归档。这期间的每个步骤都存在隐私风险,而且文档还可能丢失或被错误存档。如果想避免今后因违规受到惩罚以及支付高昂的诉讼费,能够展示一致的流程,以保护重要档案免受损害以及保护隐私信息免于外泄至关重要。将档案管理外包给合格的合作伙伴后,您的物理文档便可通过审计跟踪轻松进行检索、扫描和重新存档,而无需承担隐私风险或离开供应商设施的保护。
混合解决方案可提高流程效率
尽管绝大部分的客户和企业对企业事务仍使用纸质文档来执行和档案,但它们如今已不得不与复杂混合信息环境中的电子档案并存。此外,这些重要的档案通常存储在分散的地点,因此客服部、财务部和法律部等部门很难安全、及时、准确地访问数据。符合资格的外包供应商可为您保存纸质文件,同时还可根据您的特定业务要求按需对这些文件进行扫描和数字化处理。
为知识工作者配备自助工具
除非您已拥有可将活动和非活动档案编入一致的索引中的人员和/或工具,否则查找相关文档的成本可能是无法估量的,而您的系统将变得极为低效。即使您进行了这方面的投资,除非检索程序间高度一致,否则仍然需要大量的时间和搜索技术来确保您有效、及时地找到所有相关文档。合格的外包合作伙伴可确保将数字文件的访问和管理权限分配给相关员工,这些员工对文档、其商业用途及其访问要求都十分了解制定可体现最佳实践的计划。
结束纸质文档的生命周期有助于控制非活动文件的存储成本,更能有效遏制文件被非法访问的风险。但是,结束纸质文档的生命周期本身便需耗费成本。通过将档案管理外包,您可缩短员工在这方面耗费的时间,从而提高工作效率。
在任何给定位置搜寻文档并收集已过保留日期的文档
对这些文档进行审查和批准,避免出现代价高昂的错误
安排员工利用内部设备将文档粉碎
请务必选择在转换流程、保留计划、信息安全和隐私及安全销毁方面具有可靠的最佳实践的外包合作伙伴。
改变不一定困难重重。
改变信息管理流程可能比您想象的更加容易。相比贵公司的内部人员,在各行各业具有多年丰富经验的档案管理合作伙伴,通常能够更有效且更具成本效益地应对复杂的综合档案管理策略。
源自: 铁山档案文件管理

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