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档案外包将成为主流企业档案管理趋势

发表日期: 2016-09-29 08:01:06  共83次阅读
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档案管理的工作内容包括:档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。档案外包服务的核心服务就是对应档案管理的工作内容而来,针对实物档案和电子档案两种载体,提供以档案保管为中心的档案全周期的各项服务,包括:软件研发、影像扫描、数据处理、档案整理、信息录入、档案存储、档案调阅、数据报表统计和决策支持。


国际外包协会统计数据显示:世界500强企业中有85%以上都采用了档案外包服务。而目前我国企业这一数字还不到5%,档案管理外包业务在我国潜力巨大。以金融行业为例,近两年金融企业的业务量呈爆发式增长.银证保等机构的创新业务不断涌现。从档案管理的实际困难看,纸质档案海量增长、兼职管理人员不专业、保管硬件不合格等问题越来越困扰企业。随着信息技术的发展及社会专业化程度的提高,档案管理业务外包正在成为发展新趋势。档案外包机构服务内容已日趋多元化、精细化,从最基本的档案整理和寄存,拓展到档案信息数字化,并向档案管理自动化、档案信息传输网络化、档案资源共享化的方向迈进。档案外包的业务范围不再局限于档案管理和信息处理本身,而是延伸至更深层次的档案信息开发、保管和利用以及档案管理系统和新型存储检索技术研发,为满足广大客户快速、高效、准确的档案管理利用需求创造了极为有利的条件。
企业不断发展,规模不断扩大,档案的种类和数量也越来越多。档案工作任务繁重和成本上升、人力资源匮乏之间的矛盾日益尖锐,企业档案工作面临严峻挑战,如何来化解这一矛盾,已成为企业完善档案管理工作的关键。因此,档案外包这项业务方式应运而生,在规范了企事业档案管理的同时也减轻了企业对于档案管理的负担。
档案外包是企业依据服务合同协议,将全部档案工作或者部分档案工作委托给外部专业档案管理机构承担或者执行的一种档案管理工作模式,是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益、实现档案信息资源共享的必然趋势。
企业档案外包需注意的问题
(1)选择好服务外包机构
企业选择档案外包的目的就是为了专注于更重要的工作,提高工作效率,提升企业核心竞争力。一旦确定企业引入档案外包服务,所选择的档案外包服务商将成为最关键的环节,优秀的服务商将提供专业的技术人员、专业的设备、专业的管理,能够给合作双方带来效益。因此,企业在决定档案外包时,需要对档案外包服务商进行全面的了解的调查,多方面考虑对方是否够专业,提供的服务是否能够满足企业的需求。
(2)考虑合理的成本范围
企业中,档案管理部门是成本中心,而不是利润中心。因此,成本控制显得尤为重要,企业在进行档案外包时要做好可行性分析工作,尤其是成本控制问题。最为合适的外包方案是:价格合理、企业和外包服务商共赢。
(3)档案外包的质量监督管理问题
为确定企业档案外包工作的顺利完成,企业必须加强档案外包的质量监督管理问题。权析金融档案管理从人员管理、场地管理、档案出入库、档案拆装等方面来加强监督管理工作,质量监督管理工作方式可以选择自行开展,也可以聘用第三方机构进行质量监督管理。

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