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随着信息时代的到来，档案工作也不得不汇入到信息化的潮流中。档案信息化建设的重中之重是档案信息资源建设，而档案数字化加工则是档案信息资源建设的重头戏。面对数量庞大的档案目录输入和档案原文扫描的档案数字化工作，许多人认为：“在当前社会分工日益细化、专业化程度日益增强、数字化技术更新快速的大背景下，档案部门完全依靠自身力量完成馆藏档案的数字化工作已愈发显得效率低下，且力不从心。”“实行档案数字化业务外包”，“这样既可以省时省力，又可以保证档案数字化的质量与成效。”[1]“现在档案业务外包已成为一种趋势，据我所知，仅在北京就有20多家这样的公司做这样的项目。”[2]我省也有许多家这样的外包公司，我省也有不少档案馆选择了档案数字化加工外包。外包真的就能省时省力，保证质量与成效吗？“内包”，就是靠档案馆自身的力量来对档案进行数字化加工，就没有优势可言吗？这个问题值得我们分析研究思考。
1河南省档案数字化外包情况
据笔者参加的国家档案局2010年科研项目《河南省三级综合档案馆档案安全保障体系现状调查》，在2010年对我省的24个档案馆的档案数字化加工形式调查，其中5个外包，16个不是，3个不知道。又据我省档案局2011年调研统计“在档案数字化加工形式方面，全省18个省辖市和158个县区档案馆中，共有7个地市级档案馆和60个县区级档案馆选择了自行加工，分别占开展全文数据库建设总数的38.9%和63%；共12个地市级档案馆和17个县区级档案馆选择外包形式，分别占66.7%和18%。”也就是“在加工形式上，三分之二档案馆选择了外包形式的加工，三分之一的档案馆选择了自行加工。”[3]从这两组调查数据看，我省的档案数字化加工的趋势是越来越多的档案馆选择了外包。而且外包的规模也越来越大，我省最大数额的一次外包是郑州市档案馆2011年7月郑州市数字档案馆建设项目的中标，其中第二标段郑州市数字档案馆建设项目软件采购（软件和数字化加工部分），中标金额为538万元。[4]
2档案数字化加工“外包”与“内包”利弊分析 “业务外包，又称为业务委外，是一种创新的企业经营管理方法，20世纪80年代源于工业企业，主要是通过委托外部企业或团体提供本来应该由组织内部操作完成的各种业务活动和服务，以达到降低成本、节省时间、提高效率和改进质量的效果。通过业务外包，可以集中精力更有效地完成组织的核心业务和追求更高的任务目标。”[5] “外包”就是将档案数字化加工外包给专业公司进行档案数字化加工。“内包”就是靠档案馆自身的力量来对档案进行数字化加工。档案数字化加工有其特殊性，档案馆工作也有其特殊性，外包能不能到达到降低成本、节省时间、提高效率和改进质量的效果，还应做具体的分析。
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